Inleiding Werkwijze

Inleiding Werkwijze

ECHT incasso is een volledig digitaal incasso advocatenkantoor, waarbij de controle van de processen wordt uitgevoerd onder toezicht en verantwoordelijkheid van advocaten. Ook eventueel noodzakelijke juridische procedures zullen worden uitgevoerd door of onder toezicht van advocaten. Ons kantoor dient zich dan ook te houden aan de strikte regels die gelden voor advocaten. Dit biedt u voordelen, zoals het verschoningsrecht van de advocaat. Daarnaast dient een advocaat een stichting aan te houden waarop gelden van derden, zoals die van u, worden ontvangen. Dat betekent dat u er op kunt vertrouwen dat uw geld terecht komt op de plaats waar het hoort. Bij u.

Doordat wij digitaal werken, kunnen wij tegen scherpe tarieven werken. Dat neemt niet weg dat een deel van de kosten niet altijd op de debiteur verhaald kunnen worden. In de rechtspraak is een staffel ontwikkeld voor de kosten die kunnen worden doorberekend. Deze staffel is na te lezen op www.rechtspraak.nl. De staffel kan afwijken van de standaard 15% incassokosten die normaal gesproken doorbelast worden aan de debiteur. Belangrijk is dat de 15% incassokosten zijn opgenomen in uw algemene voorwaarden. Voor informatie kunt u zich wenden tot Koen Horstman.

[i]Indien u niet het genoemde werkwijze volgt, bestaat de kans dat de opdracht niet in behandeling wordt genomen. Doordat het systeem volledig digitaal is, bestaat de mogelijkheid dat wij dit niet bemerken en u daarover om die reden niet informeren. Het is derhalve in uw eigen belang de aangegeven  werkwijze te volgen.

Stappen

Start samenwerking

Nadat u met ons een overeenkomst heeft gesloten, zult u per e-mail een bevestiging ontvangen van de overeenkomst. In deze mail staan al uw gegevens vermeld. Tevens sturen wij u uw persoonlijke inlogcodes. Wij verzoeken u uitdrukkelijk alle informatie te controleren na ontvangst daarvan.

Het online netwerk

ECHT incasso biedt u de mogelijkheid om online uw nieuwe vorderingen in te dienen en de status van uw dossiers te bekijken. Om een voorbeeld van een digitaal dossier te bekijken kunt u hier inloggen met de volgende gegevens:

Klik op tabblad:  inloggen relaties ECHT incasso om een voorbeeld dossier te bekijken:  Gebruik de volgende gebruikersnaam en wachtwoord:

  • Gebruiksnaam: k2s
  • Wachtwoord: Demo

Voor vragen of een vrijblijvend gesprek over onze incassodiensten, kunt u contact opnemen met Dyane Kalvenhaar Telefoonnummer: 06-22920573

(Nieuwe) opdrachten

Via het netwerk kunt u niet alleen lopende dossiers inzien, u kunt ook nieuwe dossiers aanmelden. Dit dossier krijgt direct een eigen dossiernummer. Dit nummer dient u altijd in het onderwerp van uw e-mail te vermelden als u een e-mail aan ons stuurt.

Indien u een nieuwe zaak aanmeldt, dan dient u alle relevante correspondentie die is gevoerd met uw debiteur voordat u de zaak heeft overgedragen, te scannen en mee te sturen. Daarmee zorgt u voor een juiste overdracht van de zaak en komen wij niet voor verrassingen te staan.

Profit Letter

Binnen 24 uur nadat de zaak op juiste wijze is aangemeld, zal door ons kantoor worden gecontroleerd of er sprake is van een tegenstrijdig belang. Indien daarvan geen sprake is, zal een “profit-letter” worden verstuurd aan de debiteur. Wat deze brief precies inhoudt kunt u teruglezen in de lijst met definities die een onderdeel van deze werkwijze uitmaakt.

Tegenstrijdig belang:

Van een tegenstrijdig belang is sprake, wanneer ook de debiteur een relatie van het kantoor is. Ons kantoor zal in dat geval contact met u opnemen om een oplossing te zoeken, waarbij wij altijd mediation zullen voorstellen.

Teneinde het mogelijk te maken om binnen 24 uur de profit-letter te versturen, moet alle informatie die wij van u hebben ontvangen wel volledig en juist zijn. Het is dan ook van groot belang dat u de informatie/gegevens van uw debiteur zorgvuldig controleert, voordat u de opdracht via het netwerk aan ons doorgeeft. Voordat de profit-letter wordt verstuurd, zal eerst een beperkt verhaalsonderzoek worden gedaan. Onderzocht wordt of de debiteur failliet is of in de schuldsanering zit.

Mediation

Als wij vaststellen dat er sprake is van een zogeheten tegenstrijdig belang, doordat niet alleen u, maar ook uw debiteur klant bij ons is, kunnen wij de zaak niet in behandeling nemen. In dat geval zult u door ons benaderd worden met het voorstel om de zaak voor te leggen aan een mediator. Als zowel uw debiteur als u instemmen met de mediation, zullen wij een mediator benaderen. Deze mediator zal vervolgens trachten de kwestie middels mediation op te lossen.

Het eerste uur van deze mediation is voor klanten met een ECHT incasso abonnement gratis.

De tweede actie

14 dagen nadat de profit-letter verzonden is, sturen wij u een e-mail met de vragen ons te laten weten of de debiteur al dan niet heeft betaald. Afhankelijk van uw reactie zullen wij vervolgens verdere actie ondernemen.

Als u per e-mail meedeelt dat de debiteur alsnog heeft betaald, zullen wij het dossier sluiten en verder geen kosten bij u in rekening brengen. Dat kan anders zijn, indien u ons de informatie zoals gevraagd bij het aanmelden van een nieuw dossier niet juist heeft aangeleverd. In dat geval kunnen wij administratieve kosten in rekening brengen, groot € 50,00 (te vermeerderen met 21% BTW).

Mocht u meedelen dat de debiteur niet heeft voldaan, zullen wij een eerste aanmaning sturen. In die brief worden tevens wettelijke (handels-)rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening gebracht. De kosten die wij in rekening brengen zullen in principe de wettelijk maximale kosten zijn, tenzij op grond van de algemene voorwaarden die u hanteert een ander tarief is toegestaan.

De derde actie

Als de debiteur betaalt, zullen wij met u afrekenen. Aan u zullen vervolgens kosten worden doorberekend, zoals omschreven op de bijlage “tarieven”.

Als de debiteur niet reageert en niet betaalt, zal zeven dagen na de eerste aanmaning een tweede aanmaning worden verstuurd. Met die aanmaning zal in concept een dagvaarding worden meegestuurd.

Als de debiteur inhoudelijk reageert, zal worden beoordeeld of een betalingsregeling moet worden overeengekomen of dat er sprake is van inhoudelijk verweer. Voor wat betreft de betalingsregeling wil ik verwijzen naar nummer 10 in deze omschrijving van de werkwijze. Als het gaat om inhoudelijk verweer, bijvoorbeeld omdat uw debiteur niet tevreden is, zal uw zaak verder niet als incassozaak worden behandeld, maar als “zaak op tegenspraak”. Voor de gang van zaken ten aanzien van die zaken wil ik u verwijzen naar nummer 11 van deze samenwerking.

De vierde actie

Als de debiteur de betalingsregeling niet nakomt of ook op de tweede aanmaning niet reageert, zullen wij veertien dagen nadat de tweede aanmaning is verzonden tot dagvaarding overgaan. Voordat deze stap wordt ondernomen, zullen wij echter eerst een beperkt verhaalsonderzoek doen. Zo zal worden onderzocht of de debiteur inmiddels niet failliet is of in de schuldsanering zit.

Als de debiteur bij de rechtbank geen verweer voert, zal de rechtbank vonnis wijzen.

Als de debiteur bij de rechtbank wel inhoudelijk verweer voert, zal de zaak worden aangemerkt als een zaak op tegenspraak en zullen wij de zaak verder op die wijze behandelen.

De vijfde actie - het vonnis

Als er geen schikking wordt getroffen, zal de rechtbank in alle gevallen op enig moment vonnis wijzen. Afhankelijk van de uitspraak zullen wij de deurwaarder vragen om tot executie over te gaan. Tevens zullen wij op dat moment een nieuw beperkt verhaalsonderzoek verrichten. De kosten van de deurwaarder zullen namelijk afzonderlijk aan u worden doorberekend, zodat het voor u van belang is om te weten of de debiteur failliet is.

Betalingsregelingen

Zeker als een debiteur in financiële moeilijkheden verkeert, zullen wij geneigd zijn om u te adviseren een betalingsregeling te treffen. In tegenstelling tot hetgeen veel incassobureaus stellen, heeft u in het algemeen niets aan een faillissement of schuldsanering van een debiteur. Dit kan onder omstandigheden overigens wel anders zijn. Middels ondertekening van deze overeenkomst geeft u ons tevens toestemming om een betalingsregeling te treffen met een debiteur, waarbij wij een maximale betalingsperiode mogen aanhouden van één jaar.


Zaak op tegenspraak

Als een debiteur inhoudelijk verweer voert, wordt dit in juridische vaktermen een “zaak op tegenspraak” genoemd. In een dergelijk geval zal niet kunnen worden volstaan met een incassoprocedure. U loopt dan namelijk het risico te worden geconfronteerd met deskundigenonderzoeken en getuigenverhoren en alle bijbehorende kosten die aanzienlijk kunnen oplopen. Om die reden zullen wij alle zaken die op tegenspraak zijn uit het incassotraject halen en met u overleggen omtrent de voortgang.

Mocht u besluiten de zaak te schikken of in te trekken, dan bent u het incassotarief en eventuele bijkomende verschotten aan ons verschuldigd, maar voorkomt u verdere kosten. Mocht u besluiten de procedure voort te willen zetten, dan zal dit niet langer tegen het incassotarief gebeuren, maar tegen het gereduceerde uurtarief zoals vermeld op de bijlage tarieven. Als minimum zal aan u altijd het incassotarief in rekening worden gebracht, vermeerderd met de verschotten.

Termijnen en termijnbewaking

Zolang er geen bijzonderheden zijn, zullen wij de eerste vier acties binnen de in deze werkwijze gestelde termijn uitvoeren. U kunt dit volgen door met uw persoonlijke inlogcode in te loggen in het netwerk en de dossier te volgen.

Mocht het een zaak op tegenspraak worden dan komen de termijnafspraken te vervallen.

Beslag en andere zekerheidsrechten

Een incassoprocedure leent zich enkel voor eenvoudige zaken. Als er meer aan de hand is, dan bestaat de mogelijkheid dat beslag nodig is. In een dergelijk geval kunnen wij de beslagen voor u leggen, maar daarover moeten dan afzonderlijke afspraken gemaakt worden. De werkzaamheden in verband met de acties vallen niet onder het incassotarief. Wij zijn wel bereid deze kosten voor het gereduceerde uurtarief uit te voeren. Hierover zal altijd overleg met u worden gepleegd. In principe worden zaken waarin u ons vraagt de extra werkzaamheden te doen ook aangemerkt als zaken op tegenspraak.

Beslag en andere zekerheidsrechten

Een incassoprocedure leent zich enkel voor eenvoudige zaken. Als er meer aan de hand is, dan bestaat de mogelijkheid dat beslag nodig is. In een dergelijk geval kunnen wij de beslagen voor u leggen, maar daarover moeten dan afzonderlijke afspraken gemaakt worden. De werkzaamheden in verband met de acties vallen niet onder het incassotarief. Wij zijn wel bereid deze kosten voor het gereduceerde uurtarief uit te voeren. Hierover zal altijd overleg met u worden gepleegd. In principe worden zaken waarin u ons vraagt de extra werkzaamheden te doen ook aangemerkt als zaken op tegenspraak.


Stichting Derdengelden

Op grond van de Advocatenwet zijn wij gehouden om een stichting aan te houden waarop wij alle gelden die wij ten behoeve van derden ontvangen laten overmaken. Dit betekent voor u extra zekerheid, omdat daarmee het geld afgescheiden blijft van het vermogen van ons kantoor.

Betaling kosten en declaratie ECHT incasso

De kosten die samenhangen met een procedure voor een rechtbank kunnen oplopen. Daarbij doelen wij hierbij niet op de kosten van ons kantoor. Zo dient voor het voeren van een procedure griffierecht betaalt te worden. Dat griffierecht bedraagt in sommige gevallen 2,2% van de hoofdsom tot een maximum van iets minder dan € 5.000,00. Wij moeten die bedragen direct betalen aan de rechtbank. Om die reden behouden wij ons het recht voor om aan u een voorschot te vragen, voordat wij een procedure aanhangig maken bij een rechtelijke instantie.

In principe zullen alle overige verschotten aan u in rekening worden gebracht, zodra wij ze aan derden hebben voldaan. Ook in dit geval zijn wij echter in bijzondere gevallen bevoegd een voorschot te vragen.

Tot slot zullen wij bij incassoprocedures achteraf met u afrekenen. Als wij geld voor u hebben geïncasseerd, dan zullen wij u voorstellen onze declaratie te verrekenen met die som. Als de zaak moet worden aangemerkt als een zaak op tegenspraak, dan zal in principe maandelijks tussentijds met u worden afgerekend.